ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI PT XYZ
Article Sidebar
Main Article Content
Abstract
Records management is one of the important components in running the operational activities of various organizations, both in the government and private sectors. Archives not only act as a record or documentation of activities that have been carried out, but also have a broader function, namely as a reliable source of information, an organizational memory center, and an effective supervisory tool in management. This research aims to analyze archive management at PT XYZ. Through a qualitative approach with descriptive and case study methods, data was collected through observation, interviews, and documentation. The results showed that the majority of employees do not have an adequate understanding of good records management, and the existing system still relies on manual management. The research identified several major obstacles, such as the absence of clear standard operating procedures (SOPs), limited storage space, and lack of formal training. As a solution, it is recommended to develop SOPs for records management, conduct regular training, and develop a centralized digital system. The findings are expected to provide practical guidance for PT XYZ in improving the efficiency and effectiveness of records management, as well as a reference for future research in the field of archives.
Pengelolaan arsip merupakan salah satu komponen penting dalam menjalankan kegiatan operasional berbagai organisasi, baik di sektor pemerintahan maupun swasta. Arsip tidak hanya berperan sebagai rekaman atau dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan, tetapi juga memiliki fungsi yang lebih luas, yaitu sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan, pusat ingatan organisasi, dan alat pengawasan yang efektif dalam manajemen. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip di PT XYZ. Melalui pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif dan studi kasus, data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa mayoritas karyawan belum memiliki pemahaman yang memadai tentang pengelolaan arsip yang baik, dan sistem yang ada masih bergantung pada pengelolaan manual. Penelitian ini mengidentifikasi beberapa kendala utama, seperti tidak adanya standar operasional prosedur (SOP) yang jelas, keterbatasan ruang penyimpanan, dan kurangnya pelatihan formal. Sebagai solusi, disarankan untuk menyusun SOP pengelolaan arsip, mengadakan pelatihan berkala, serta mengembangkan sistem digital terpusat. Temuan ini diharapkan dapat memberikan panduan praktis bagi PT XYZ dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip, serta menjadi referensi bagi penelitian selanjutnya di bidang kearsipan.
Downloads
Article Details
Section
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
How to Cite
References
Ardiansyah, A., Dewi, R. T., & Prasetyo, A. (2023). Strategi observasi lapangan dalam penelitian kualitatif pendidikan. Jurnal Penelitian dan Evaluasi Pendidikan, 12(1), 45–53.
Arifdiansah, Y., & Gamaputra, G. (2023). Analisis pengelolaan arsip dinamis (aktif) di Sekretariat DPRD Kota Surabaya. Jurnal Ilmu Administrasi dan Kearsipan, 5(2), 112–123.
Becker, G. S. (1993). Human Capital: A Theoretical and Empirical Analysis, with Special Reference to Education (3rd ed.). University of Chicago Press.
Bostrom, R. P., & Heinen, J. S. (1977). MIS Problems and Failures: A Socio-Technical Perspective, Part I: The Causes. MIS Quarterly, 1(3), 17–32.
Braun, V., & Clarke, V. (2006). Using thematic analysis in psychology. Qualitative Research in Psychology, 3(2), 77–101.
Creswell, J. W. (2023). Research design: Qualitative, quantitative, and mixed methods approaches (4th ed.). SAGE.
Drucker, P. F. (2001). Management Challenges for the 21st Century. HarperBusiness.
Fadilla, R., & Wulandari, A. (2023). Teknik wawancara dalam riset kualitatif: Antara struktur dan fleksibilitas. Jurnal Komunikasi dan Ilmu Sosial, 5(2), 101–112.
Hartati, S. (2019). Pengaruh pelatihan dan pengawasan terhadap efektivitas pengelolaan arsip. Jurnal Administrasi Perkantoran, 7(2), 110-122.
Isnawati, N. (2023). Pendekatan observasi langsung dalam kajian sosial kelembagaan. Jurnal Metodologi Penelitian Sosial, 7(1), 21–29.
Kresna Murti, B., & Rukiyah. (2021). Analisis kegiatan pengelolaan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Pati. Jurnal Kearsipan dan Perpustakaan, 9(1), 45–57.
Kusuma, A. D., Indrawati, D. S., & Subarno, A. (2021). Analisis pengelolaan arsip statis di Universitas Slamet Riyadi. Jurnal Informasi dan Arsip, 8(2), 56–70.
Lestari, D. (2021). Implementasi Retensi Arsip dalam Pengelolaan Arsip Dinamis di Instansi Pemerintah. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 23(2), 110–119.
Luthfyah, E. N. (2022). Analisis pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar. Jurnal Administrasi dan Arsip, 4(1), 15–29.
Marhaba, M., Lain, D., Kadir, A., & Mahmud, M. (2024). Archives governance in SMP Negeri 6 One Roof Dulupi Boalemo Gorontalo Province. Jurnal Ilmu Pendidikan dan Manajemen, 2(1), 50–62.
Marsick, V. J., & Watkins, K. E. (2001). Informal and incidental learning. New Directions for Adult and Continuing Education, 2001(89), 25–34.
Miles, M. B., & Huberman, A. M. (1994). Qualitative Data Analysis: An Expanded Sourcebook (2nd ed.). Thousand Oaks, CA: Sage Publications.
Moleong, L. J. (2019). Metodologi Penelitian Kualitatif (Edisi Revisi). Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Mulyono, T. (2017). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Neuman, W. L. (2014). Social research methods: Qualitative and quantitative approaches (7th ed.). Pearson.
Nurhayati, R. (2022). Pengaruh Pelatihan Kearsipan Terhadap Efektivitas Pengelolaan Dokumen di Lingkungan Perusahaan Swasta. Jurnal Manajemen Informasi dan Kearsipan, 5(1), 45–53.
Pamungkas, A. P., & Jumino. (2021). Analisis pengelolaan arsip statis tekstual dalam proses temu kembali arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan, 7(1), 18–31.
Patton, M. Q. (2015). Qualitative research & evaluation methods (4th ed.). SAGE.
Prawiyogi, A. G., Nurhadi, D., & Asari, A. (2021). Studi dokumentasi sebagai metode pendukung dalam penelitian kualitatif. Jurnal Kajian Pendidikan, 11(1), 72–81.
Putra, B. A., & Suliyati, T. (2021). Analisis pengelolaan arsip dinamis aktif di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Kota Semarang. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 6(1), 33–47.
Rismawati, F. I., & Lestari, Y. (2023). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Bagian Hukum dan Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Jurnal Kearsipan Indonesia, 11(2), 22–36.
Santina, P., Rambe, A. S., & Tarigan, Y. M. (2021). Pemanfaatan purposive sampling dalam penelitian sosial berbasis studi kualitatif. Jurnal Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, 8(2), 135–143.
Senge, P. M. (1990). The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization. Doubleday.
Setiawan, I. (2019). Penerapan Sistem Klasifikasi Arsip dalam Meningkatkan Efisiensi Administrasi. Jurnal Administrasi dan Organisasi, 6(2), 55–66.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. Facet Publishing.
Siregar, S., Lubis, S., & Simatupang, R. (2022). Metodologi penelitian kualitatif dalam studi sosial: Teori dan implementasi. Jurnal Penelitian Sosial Humaniora, 7(1), 25–34.
Sudarsono, A. (2017). Manajemen Pengelolaan Arsip dalam Perspektif Organisasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Sugiarto, H. (2018). Sistem Informasi Kearsipan: Upaya Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Dokumen. Jurnal Teknologi Informasi, 14(1), 55-67.
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Suhendro, H., & Jumino. (2020). Efektivitas wawancara terstruktur dalam penelitian SDM. Jurnal Administrasi dan Manajemen, 15(3), 88–97.
Tabina, G. (2024). Analisis sistem pengelolaan arsip inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Jurnal Arsip dan Teknologi Informasi, 5(1), 10–25.
Thibodeau, K. (2002). Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years. The State of Digital Preservation: An International Perspective. Washington, D.C.: Council on Library and Information Resources.
Ummah, I. R. (2018). Analisis pengelolaan arsip di Unit Kearsipan II FKIP UNS. Jurnal Kearsipan dan Informasi, 3(1), 40–52.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. (2009). Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152. Jakarta: Sekretariat Negara.
Yin, R. K. (2018). Case study research and applications: Design and methods (6th ed.). SAGE.
Yusuf, M., & Widiastuti, R. (2020). Transformasi digital dalam pengelolaan arsip organisasi. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 22(1), 1-12